El monitoreo estratégico (ME) es una de las funciones críticas de los Mecanismos Coordinadores de Pals (MCP) y consiste en “hacer un seguimiento estratégico de las subvenciones para asegurar que los recursos financieros, humanos y materiales de las subvenciones sean usados eficiente y efectivamente para el beneficio del País”.
El ME comprende las actividades que realiza el MCP para asegurar que:
- Exista un desempeño exitoso de las subvenciones.
- Se sigan las políticas y procedimientos del Fondo Mundial.
- Se cumplan los indicadores de gestión de riesgo, cofinanciamiento, vínculos, cascada del continuo de la atención VIH (indicadores del proyecto “Evolución del MCP”), indicadores programáticos y financieros de la(s) subvención(es).
- El RP reciba retroalimentación, apoyo y recomendaciones del MCP sobre su desempeño.
- Los miembros, y los sectores que ellas/ellos representan en el MCP, proporcionen insumos y reciban información sobre la implementación de los programas y sus correspondientes resultados, así como la emisión de recomendaciones técnicas para la mejora de los procesos.
Comité de Monitoreo Estratégico
El Comité de Monitoreo Estratégico (CME) del MCP-H tiene la responsabilidad de monitorear estratégicamente el desempeño de las subvenciones del Fondo Mundial, de identificar aquellas fases en la ejecución del programa que se vuelven lentas o se entrampan, así como proponer y dar seguimiento a las soluciones para hacer frente a los obstáculos.
Para ejecutar dichas tareas, el comité examina los progresos en la subvención, aclara las ambigüedades de datos, identifica y diagnostica problemas, y recomienda las acciones de seguimiento a la Asamblea del MCP. Como se destaca en las directrices del Fondo Mundial sobre el monitoreo estratégico de subvenciones. Se alienta a los miembros a hacer visitas sobre el terreno, esto debe ser organizado por la Secretaría del MCP y el CME.
El CME debe tener acceso a las siguientes competencias clave:
- I. Gestión financiera.
- II. Conocimientos específicos de cada enfermedad.
- III. Gestión de adquisiciones y suministros
- IV. Gestión de programa.
Funciones del Comité de Monitoreo Estratégico
El CME es el encargado de Llevar a cabo los procesos de ME, asegurar el seguimiento, evaluación y comunicación de los resultados, confirmar el logro de los objetivos de los proyectos y hacer las recomendaciones técnicas pertinentes para que el MCP elija y apruebe acciones correctivas.
Las nuevas guías para el ME señalan que son funciones del CME:
- Asegurar el ME de las subvenciones y de su marco de desempeño.
- Monitorear los indicadores relacionados con el proyecto de Evolución del MCP
- Desarrollar un manual que regule la elección de sus miembros y los procesos y periodos de renovación (un ano, dos, etc.) y un plan de trabajo anual.
- Trabajar en coordinación con el RP durante todo el ciclo de la subvención.
- Seleccionar los documentos a usar para el ME (por ejemplo, el tablero de control o la herramienta “Resumen del MCP” y los Reportes de Progreso).
- Solicitar la presencia de otras instancias que ayuden al análisis de la información o a la resolución de problemas o cuellos de botella (Agente Local del Fondo, Sub Receptores, contrapartes técnicas, otros expertos).
- Realizar reuniones en forma virtual (el proyecto de la Evolución del MCP sugiere cuatro visitas/reuniones virtuales al año).
- Verificar aspectos específicos de los programas y del proyecto Evolución del MCP, investigar obstáculos que afectan el desempeño exitoso de la subvención
- Elaborar información estratégica sobre cada componente, a ser presentada a la Asamblea del MCP (utilizando por ejemplo la herramienta “Resumen del MCP”).
- Alertar a la Secretaria o a la Asamblea cuando haya una situación de emergencia.
- Proporcionar recomendaciones para elaborar un plan de acción o para superar los problemas encontrados en la ejecución de los programas.
- Desarrollar estrategias de difusión de resultados del monitoreo estratégico (página web, boletines, correo electrónico) etc.
- Monitorear la implementación de las acciones correctivas y difundir e informar sobre el avance de la ejecución de dichas acciones.
- Mantener un archivo que documente los informes de visitas de campo, de las reuniones y de los acuerdos.
